PENGURUSAN

PROSES PENGURUSAN/PENTADBIRAN

1. Pengurusan dan pentadbiran dalam sesuatu organisasi tentunya melalui satu proses tertentu.

2. Proses pengurusan pentadbiran adalah langkah atau prosedur bagaimana seseorang pengurus pentadbir itu bertindak untuk mencapai objektif serta melaksanakan tanggungjawabnya.

3. Senarai semak bagi satu proses pengurusan pentadbiran adalah seperti berikut:-

a) menentukan matlamat dan objektif dengan jelas.

b) menentukan tenaga manusia - mengagih tanggungjawab, kewibawaan serta penggunaan bahan sumber.

c) menentukan dasar prosedur, tata cara kerja yang meliputi satu-satu tugas.

d) menentukan tugas, panduan tugas, keperluan kecekapan dan penggunaan jenis

staf.

e) menentukan keperluan kewangan, kemudahan-kemudahan bahan serta kemudahan.

f) menentukan jangkawaktu dan urutan aktiviti yang dijalankan.

g) membuat penilaian dan menentukan standard serta kualiti kerja.

PRINSIP PENGURUSAN

Terdapat berbagai prinsip tentan g pengurusan. Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip pengurusan yang wujud dalam organisasi iaitu:-

1. Pembahagian kerja.

2. Kewibawaan.

3. Disiplin.

4. Menerima arahan dari orang lain.

5. Seorang ketua bagi satu unit atau bahagian.

6. Mementingkan kehendak masyarakat daripada kehendak individu.

7. Gaji atau upah.

8. Pemusatan

9. Aliran Kewibawaan.

10. Mengikut arahan.

11. Persamaan.

12. Kestabilan kerja

13. Inisiatif atau daya usaha.

14. espirit de coup.

ELEMEN PENGURUSAN

1. Membuat Keputusan

Amat penting kerana seseorang pengurus itu membuat keputusan atau untuk membuat tindakan alternatif selanjutnya. Elemen ini timbul di dalam semua peringkat proses pengurusan.

2. Menyelesai Masalah.

Membuat kepuusan yang lebih rumit ketika memilih alternatif bagi mengatasi halangan atau masalah yang akan membantu pencapaian matlamat organisasi.

3. Hubungan Manusia.

Digunakan untuk mendapatkan kerjasama dan penyertaan pekerja, menggunakan motivasi dan daya kepimpinan yang baik.

4. Komunikasi.

Satu kuasa penggerak dan proses dinamik dalam organisasi yang dapat membantu kerjasama dan kemajuan secara berkelompok ke arah pencapaian matlamat organisasi.

PROSES PENGURUSAN

Pengurusan merupakan satu proses sosial. Banyak percubaan digunakan untuk menganalisis peringkat-peringkat proses pengurusan ini dan didapati banyak perubahan/

perbezaan di antara seorang pakar dengan pakar yang lain. Masing-masing mempunyai konsep yang lain tentang proses pengurusan. Bagi tujuan ini proses yang digariskan oleh UNESCO adalah dianggap paling sesuai.

Proses pengurusan takrifan UNESCO dikenali sebagai proses PODC ( Planning, Organising, Directing and Controlling). Memandangkan proses pengurusan yang panjang mungkin akan mengelirukkan dan membuang masa, maka UNESCO telah memeringkatkan proses tersebut seperti berikut:-

1. Planning (merancang)

Terdiri daripada:

i. menentukan apa, bila, siapa dan bagaimana hendak dibuat.

ii. mengenalpasti objektif dan menetapkan kaedah pencapaian keberkesanan yang

paling maksimum melalui proses penetapan matlamat.

iii. mengumpul serta menganalisis maklumat.

iv. mencari alternatif atau pilihan.

v. menyediakan atau menghubung perancangan dengan keputusan.

2. Organising (mengelola)

i. mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf untuk mengwujudkan rangka dasar yang baik untuk menjalankan segala aktiviti perancangan yang telah dirancangkan.

ii. mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke dalam satu struktur yang baik.

iii. membentuk struktur kuasa atau wibawa (authority) dan menyelaraskan jentera

pelaksanaan.

iv. menyusun dan menjelaskan kaedah dan prosedur.

v. memilih, melatih dan memberitahu staf serta mendapatkan sumber-sumber lain

yang perlu.

3. Directing (mengarah)

i. terdiri daripada membentuk rangka kerja untuk masa dan perbelanjaan.

ii. memperkenalkan dan memberi kepimpinan dalam pelaksanaan perancangan

dengan cara membuat keputusan.

iii. mengeluarkan arahan-arahan tertentu.

iv. memimpin, mengelola dan memberi motivasi.

4. Controlling (mengawal)

i. menilai segala kerja yang dijalankan di peringkat perancangan.

ii. mel;aporkan segala penyelewengan, kelemahan dengan segera supaya dapat dibetulkan. Menunjukkan jalan mengikut langkah-langkah yang betul dengan cara membentuk matlamat dan taraf.

iii. menetapkan pencapaian dan memperbaiki penyelewengan dan kelemahan.